Liebe Kollegen,
das wird ein langer Thread, der so aussieht als
würde Chaos in der Vorbereitung existieren. Nein, dem ist nicht so.
Ich möchte das kurz erleutern.
Die Vorbereitung der Konferenz gestaltet sich jedes Jahr anders.
Ende eines Vorjahres haben wir in der Regel Ort und Termin festgelegt
und mit dem Tagungshaus gesprochen und einen Vertrag mit dem Tagungs-
haus abgeschlossen, der Anzahl und Kategorien der Zimmer beinhaltet.
Das setzt voraus, dass wir die genaue Kenntnis über die Anzahl der
benötigten Zimmer haben. Das haben Patricia und ich so eingeschätzt,
das wir auf Grund der weiten Anreise und der Preise in der Schweiz
weniger Teilnehmer als in Berlin haben werden. Dann erfolgt ebenfalls
Ende des Jahre die Bekanntgabe der Einladungen an alle sich als Speaker
zu bewerben. 4 Wochen später erfolgt die Einladung an alle Teilnehmer
und die Bekanntgabe im Forum. Datenbasis hiefür sind die eMail-Adressen
aller vorherigen Teilnehmer. Wir sind uns der Tatsache bewußt, das wir zu
diesem Zeitpunkt, weder Teilnehmer noch Sprecher noch ein Programm haben.
Also zu einer Konferenz einladen, wie man Freunde zu einem Kinobesuch einlädt, wobei
zwar das Kino bekannt ist, aber nicht den Film der Läuft und schon garnicht, ob es Popcorn gibt.
Daraus erwächst die Verpflichtung gegenüber unseren Teilnehmern ein wirklich gutes Programm
mit Speakern zu erreichen, der dieses Vertrauen rechtfertigt. Nur 52% der Speaker
und Teilnehmer hielten sich an Termine für die Abgabe der Themen und die Anmeldung. Dennoch
gibt es eine Deadline vom Hotel die einzuhalten ist, nach der keine Änderungen
an Zimmern mehr möglich ist. Allein in der vergangen Woche erreichten uns noch
7 Wünsche an der Konferenz Teilzunehmen. Also heißt es seit 15. April
wöchentlich im Tagungshaus nach Zimmern anzurufen und das Kontingent zu erweitern.
So sind quasi Übernacht aus den geplanten 4 Zimmerkategorien 7 geworden natürlich
mit 7 verschiedenen Preisen. Auch gibts Teilnehmer die im Tagungshotel anrufen, was ja auch OK
ist, aber dann bei Patricia und mir ganz bestimmte Zimmer mit See- oder Talblick buchen
möchten. Selbstverständlich können und werden wir auch vegetarische und diätische Kost
der Teilnehmer händeln können, auch spätere und frühere Anreisen von Teilnehmern und Speakern.
Wir berücksichtigen gerne Änderungen an Vorträgen, wenn sich nichtmal untereninader
bekannte Spektroskopiker vor der Konferenz noch zusammentun wollen und eine gemeinsame
Kangagne starten wollen. Auch wenn das ins Wasser wegen des Wetters gefallen ist. Alles
was dazu dient Fachthemen zu unterstützen, wird gemacht, versprochen.
Dazu haltet aber bitte Kontakt mit uns. Denn so kommen immer wieder kurzfristige
Änderung in das Programm, was Patricia und mir missfällt, weil dadurch
der bisherige Arbeitsaufwand ad acta gelegt werden muss. Wir kümmern uns auch jedes Jahr
um die "Kurzanmelder", die für einen einzigen Vortrag kommen wollen und deshalb nichts
bezahlen wollen. Heuer waren das 3 oder 4. Auch denen zeigen wir verantwortungsvoll
eine Lösung. Alle Probleme überragt dennoch, die späte Abgabe von Vortragsthemen.
Leute, Speaker und Landsleute, wir haben für die Teilnehmer eine Verantwortung, damit die
Tagung möglichst für viele interessant wird. Zur Zeit gleicht mein kleines Programmierer-
büro eher einem Reisebüro, aber ich möchte gar kein Reiseleiter sein, sondern
eine Konferenz machen. Hinter Patricia, die einen tollen "Job" macht, und mir
werkeln eine Reihe von Kollegen.
Bernd Bitnar sorgt dafür, das Trinkgeld fürs Tagungshaus und Eintrittsgeld für die Sternwarte
Hubbelmatt mitgenommen wird. Thomas Kessler sammelt hier in DT die Teilnehmerbeiträge ein.
Thomas Blanck macht das in der Schweiz. Ich bibbere vor jeder Kursbewegung von CHF zu
Euro. Th. Eversberg als spiritus rector der FG gibt manchen Tipp, wie das bei wissenschaftl.
Konferenzen abläuft. Thomas Hunger als ehemaliger Sprecher und Ulrich Waldschläger werden
für manche Entscheidungen hinzugezogen. Auch unterstützen wir Schüler aus Österreich, die natürlich ihre
Unterstützungsgelder VOR der Konferenz haben möchten.
Das alles lässt sich allerleichtens aus dem Gleichgewicht bringen, wenn Themen zu spät
eingereicht werden, oder sich nicht an Deadlines gehalten wird. Wir haben jetzt alle
Speaker beisammen und schieben entweder auf dem Rechner oder auf dem Küchentische
Zettelchen mit Zeiten und Themen hin und her bis alles passt.
Zu guter letzt aber als Wichtigstes. Patricia und ich haben die Konferenz erstellt
und haften auch mit unserem Privatvermögen dafür. Völlig unverständlich ist mir
die Zahlungsmoral einiger Teilnehmer. Wir sitzen hier in einer Zwickmühle.
entweder schmeißen wir die Zahlungsunwilligen aus der Konferenz dann zahlen Patricia und ich für dies Teilnehmer.
Oder die Zahlungsunsäumigen wollen teilnehmen, ohne Bezahlung. Beides ist eine unerträgliche
Belastung für uns. Wer bis zum Montag den 30 Mai. keinen Zahlungsauftrag oder Eintrag in unserer Kontoliste
nachweisen kann, werde ich am 31. Mai ein anwaltliches Schreiben nach einer Wohnortermittlung zusenden und verklagen.
Es handelt sich um mehr als Tausend Euro, die fehlen.
Seit heute haben wir alle Vorträge beisammen und werden uns heute Abend telefonisch
auf ein Programm festlegen, das jedem Teilnehmer richtig viel Spaß machen wird.
Bis Sonntagabend wird das auf der Tagungswebseite
http://www.spektralklasse.de veröffentlicht,
im Forum gepostet und die Teilnehmer erhalten es per eMAil.
Rainer Borchmann
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